他にもあった！こんなメールトラブル

先日「１メールアドレスの設定は１台まで！」という記事を書きました。
メールが届かない・送れないのは、業務に支障が出ますから、早く直したいですよね。

今までお客様のメールトラブルにお電話でサポートさせて頂いた中で
印象的なものをいくつかご紹介したいと思います。

1通しかメールを送信していないのに、相手に何十通も届いてしまう

いつも日報を社員にお送りしているA社さんからお問合せでした。
添付データをつけた1通の送信メールが、相手先に何十通も届いてしまっている。
しかも意味不明な文字列が沢山並んだメール…その都度受信されるメールの数はまばら。

お調べしたところ、分割送信が原因でした。
Windows Liveメールをお使いでしたが、プロパティ→詳細設定によると
「送信」で【次のサイズよりメッセージが大きい場合は分割する】という項目にチェックが入っておりました。
これは一度に送れない重たいデータを分割する設定ですが、もしこの添付データが画像だった場合、文字列に変換されてしまいます。
画像もデジタルで表示させる際に、色情報を持った文字列が存在します。メモ帳で画像を開くと見られます。
つまり、画像を送信する際、既定の容量毎に文字列へと画像が変換されてしまったということなんですね。

メールが届いたり届かなかったりする

C社さんからお問合せ。
添付データが届いたり、届かなかったりすることがあるとのこと。
お調べしたらサーバの容量がいっぱいでした。
送られてきた添付データの容量が、残り容量より小さければ受信しますが、
それより大きかった場合、添付データの受信は諦めて、メールだけが届きます。
サーバ容量を一時的に上げた上で、サーバに残す設定を見直しましょう。
もしくは、1つのメールアドレスを何台かに設定していませんか？
この設定の場合は容量がいっぱいになる速度が上がりますので、注意です。

送ったメールがかえってきてしまった

これには原因がいくつか考えられます。

・送信先のアドレスが携帯電話のアドレスだった
この場合は、送り先の指定受信・指定拒否などの設定が邪魔をしている可能性があります。
他の手段で連絡可能ならば、それらの設定を解除・または指定受信リストに登録して頂くか、
別のメールアドレスがないか尋ねてみてください。

・添付データの容量が大きすぎる
相手先が受信できる添付データの容量をオーバーしている場合です。
この容量制限は相手によって設定が変わるので、Eさんは受信できたのにFさんはできないことも起こります。

・アドレスが間違っている
オーソドックスな送信トラブルかと思います。
ドットやアンダーバーやハイフンに誤りはないでしょうか。
オーとゼロを見誤っていませんか？小文字のエルと１を見誤っていませんか？
もう一度確認して、不安ならコピペして送りましょう。

相手のメールアドレスが今も生きているアドレスなのかどうかを調べるウェブサービスがあります。
≫http://www.verifyemailaddress.org/
メールが相手に届かなかった場合は、まず調べてみて、原因が何なのか絞り込んでいきます。

・一度に多量にメールを送った
短期間に多くの方にメールを送信した場合に、利用サーバによる制限がかかっている状態です。
スパムを防ぐため、送信メールが多種・大量の場合は、一定期間に於いて送れる数に制限があります。
メールマガジン等を発行している方は、余りに短期間に大量に配信していないか、見直してみましょう。

オフライン作業から復帰できない

G社さんからお問合せ。
会社で利用していたメールソフトが6台同時に利用不可に。
オフライン作業状態になったまま、オンラインに復帰するボタンが押せなくなりました。
これは共有ネットワークを使っている会社に起こる可能性があるトラブルです。
メールソフトを使うには、通常プロパティといって、ユーザーのプロフィールを作る必要があるのですが、このプロフィール1つで6台のパソコンを制御していました。

何らかの原因があってプロパティが1つ壊れたので、同時に6台が使えなくなったようです。
1台1プロパティを別々に作り直すことで再度メールを使えるようになりました。
参考：オフライン作業からオンライン作業に切り替える

いかがでしたでしょうか。
何が出来て、何が出来ないのか、どんなときにそれが起こるのか分かれば、
原因が何なのかはある程度特定ができます。

当社のドメインメールをご利用の方でお困りの時は、
トラブルが起こる頻度やタイミングをお知らせください。可能な限りお調べ致します！